E-Mail Archivierung Webhosting

[Mutschas]

Hallo,

ich hätte da eine Frage.

Angenommen man möchte ein Webhosting-Unternehmen gründen, wie ist das jetzt im Jahr 2017 mit der E-Mail Archivierung? Muss das Unternehmen alle E-Mails archivieren, die über die Mailserver des Unternehmens verschickt / empfangen werden, also auch die der Kunden, oder nur die eigenen geschäftlichen E-Mails und jeder Kunde des Webhosting-Unternehmens muss sich selbst um eine Archivierung kümmern, sofern der Kunde selbst ein Unternehmen hat und nicht Privatmann ist?

Danke.

Gute Nacht.

 

[nexus]

Angenommen man möchte ein Webhosting-Unternehmen gründen, wie ist das jetzt im Jahr 2017 mit der E-Mail Archivierung? Muss das Unternehmen alle E-Mails archivieren, die über die Mailserver des Unternehmens verschickt / empfangen werden, also auch die der Kunden...

Rein von der Logik her könntest du dir diese Frage selbst beantworten.
Warum solltest du als Webhostinganbieter (oder hier im Speziellen als Anbieter von Maildiensten) das tun?
Wenn dem so wäre, dann hätten Branchenriesen wie Gmail, WEB/GMX, 1&1 oder andere aber reichlich damit zu tun, die Mails ihrer Kunden gesetzeskonform zu sichern.
Also Nein, diese Verantwortung obliegt allein dem Inhaber der jeweiligen Mailadresse.

P.S.:
Das ist nur meine persönliche Ansicht, die auf meinem laienhaften Rechtsverständnis beruht.
Eine rechtssichere Auskunft dazu kannst und wirst du nur beim Anwalt deines Vertrauens bekommen.

 

[IP-Projects.de]

Guten Morgen,

etwas grundsätzliches zur E-Mail Archivierung. Wenn man es 100 % richtig machen möchte, muss man E-Mails archivieren bevor diese das E-Mail Postfach erreichen. Es muss sichergestellt werden, dass die E-Mails durch den Konto Inhaber nicht veränderbar sind. Eine Lösung mit einem POP Connector oder sonstiges scheidet daher aus, da hier E-Mails vor der Archivierung manipuliert werden könnten. Genauso muss der gesamte ausgehende E-Mail Verkehr archiviert werden.

Da aber nicht jeder Kunde ein Unternehmer ist und diese Regelung nicht für Privatkunden gilt - da ein Privatkunde in der Regel nicht buchhaltungspflichtig ist - macht es auch keinen Sinn generell alles zu archivieren.

 

[greystone]

Die Pflicht zur E-Mailarchivierung ergibt sich aus der der steuerlichen Pflicht eines Unternehmens, alle steuerlich relevanten Belege gemäß den Aufbewahrungsfristen zu archivieren.

Es betrifft also jede einzelne Firma selbst.

Darüber hinaus obliegt es der Entscheidung des Geschäftsführers, ob E-Mails steuerlich relevant sind oder nicht. Falls das Finanzamt bei einer Überprüfung zu der Feststellung kommt, dass E-Mails trotz anderer Entscheidung des GF doch steuerlich relevant sind, kann das für letzteren sehr unangenehm werden, falls keine Archivierung vorhanden ist.

 

[Joe User]

Die Möglichkeit zur bedarfsorientierten manipulationssicheren Archivierung der Kundenmails muss dennoch vorhanden sein, Stichworte Strafverfolgung und Voratsdaten.

 

[Mutschas]

Danke an alle

@Joe User
Also entgegen aller anderen Post schreibst du, wenn ich es richtig verstehe, dass man auch die Kundenmails archivieren muss? Da danach gefragt werden kann?

 

[Joe User]

Nein, ich schrieb, dass man als Anbieter jederzeit dazu in der Lage sein muss, sollte eine Strafverfolgungsbehörde einen entsprechenden richterlichen Beschluss vorlegen. Auch die Vorratsdatenspeicherung kann entsprechende Vorgaben enthalten, welche derartige Vorgänge nötig machen können.

Als Anbieter muss man es also jederzeit für einzelne Kunden können, man darf es allerdings nicht ohne explizite gesetzliche oder richterliche Anordnung tun.

 

[Mutschas]

Okay, verstanden, vielen Dank.

 

[greystone]

Nein, ich schrieb, dass man als Anbieter jederzeit dazu in der Lage sein muss, sollte eine Strafverfolgungsbehörde einen entsprechenden richterlichen Beschluss vorlegen. Auch die Vorratsdatenspeicherung kann entsprechende Vorgaben enthalten, welche derartige Vorgänge nötig machen können.

Hattest Du so einen Fall schon mal? Ich kenne jetzt in der Hinsicht nur Herausgabeaufforderungen für Datenträger, Mitschnitte oder Bestandsdatenauskunftsanfragen - mit entsprechenden richterlichen Anordnungen anbei. Auch im meinem Umfeld von bekannten RZ-Betreibern sind Aufforderungen Herausgabe von E-Mails nicht bekannt.

 

[Joe User]

Ja, es gibt durchaus richterliche Anordnungen und somit Strafermittlungen, wo nicht nur Metadaten, sondern auch Inhaltsdaten rechtssicher gesichert werden müssen, um sie im anschliessenden Verfahren als be/entlastende Beweise verwenden zu können.
Derartige Anordnungen sind zwar selten, da die gesetzlichen Rahmenbedingungen es nur in wenigen Fällen erlauben, aber es gibt sie. Ich persönlich kenne zwei entsprechende Fälle.