Frage, Dovecot IMAP und Thunderbird optimieren

[Domi]

Moin Leute, ich habe da mal wieder eine kleine Mail-Frage
Ich habe einen ganz alten MaxData Platinum 100 mit einem Debian Squeeze vor längerer Zeit befüttert, weil der Server hier im Büro ungenutzt rum stand. Darauf befinden sich Apache2, MySQLd, OpenVPN Server, DNS-Masq, Samba, Postfix, Dovecot, Fetchmail

Hardware Technisch besteht das Teil aus folgenden Teilen,
- 2x P4 3.20GHz (laut hwinfo)
- 2x 512MB RAM
- 1x Gigabit LAN
- 2x 80GB HDD

Bis auf den RAM sollte die Hardware ja für die paar Dienste locker ausreichen. Zumal wir in der Firma nur 12 Clients haben... Samba dient auch im Moment ehr als Rettungssystem da wir noch einen Windows Server hier stehen haben, der abgelöst werden soll.

Kommen wir nun zum Dovecot und dem Zusammenspiel mit Thunderbird.
Fetchmail holt die Emails vom Provider ab und legt sie in das richtige lokale Postfach, Dovecot stellt diese richtig zur Verfügung.. Postfix arbeitet mit einem Relayhost da wir hier keine statische IP haben (wollen wir nicht!).

Gestern habe ich ein Postfach angelegt und vom Windows Server zum Linux Dovecot via Thunderbird die Emails verschoben (IMAP -> IMAP) und fertig ist. Heute Vormittag habe ich dann mein Notebook ans Netz gehängt, und die erste Verbindung zum Dovecot mit einem völlig neuen Thunderbird hergestellt und er fing an die Header von 32.000 Mails runter zu laden.. das hat ganz schön gedauert.

Gibt es im Dovecot oder für Linux allgemein irgendwelche Tipps / Tricks, wie ich die Verbindungen von Dovecot <-> Thunderbird irgendwie optimieren kann?

Ich hoffe man versteht was oder wie ich das meine und man kann mir da ein paar Tipps geben.

Gruß, Domi

 

[TerraX]

Ich glaube, dass Du nicht wirklich etwas tun kannst, um den Synchronisierungsvorgang beim "Erstkontakt" zu beschleunigen. Mit Hinblick auf die von Dir genannte Hardware sehe ich da keine sinnvollen Möglichkeiten zur Optimierung.

Alternativ stellt sich mir die Frage bei 32K Mails wie das Thema Archivierung gehandhabt wird. Müssen denn wirklich alle 32K Mails online vorgehalten werden oder könnte man davon vielleicht doch ein paar entsorgen oder ggf. auf CD brutzeln?

 

[Domi]

Moinsen.. Ich dachte mir schon fast, dass man den Sync-Prozess oder die Kommunikation nicht noch etwas optimieren kann. Hätte ja trotzdem sein können, dass es geht

Archivierung in dem Sinn gibt es nicht, weil die Kollegen das System (so wie es ist) ganz toll finden. Auch die Chefs finden es toll... *würg*

Ich hatte mal eine Archivierung vom gesamten Postfach gemacht und dann Mails von 2010 gelöscht. Dann haben sie rum gejammert, weil sie ja nicht schnell an die Email von Herr Müller von 2010 kommen, mit dem sie geschrieben hatten. Ergo durfte ich dann das gesamte Archiv durchsuchen, ob ich eine Email von müller@bla finde

Alternativ hatte ich auch schon an OTRS gedacht, aber das Service Postfach wird gleichzeitig auch als Lagerort für eingegangene Rechnungen (Anhänge) oder abgeschlossene Verträge (mal mit Anhang, mal ohne) genutzt. Und da vermute ich mal, ist ein Ticketsystem dann doch etwas fehl am Platz (ich lasse mich aber auch eines besseren belehren).

Zugegeben, die aktuelle Lösung ist auch nicht das non-plus-ultra, aber bis dato sind sie damit zufrieden. Nur das es ab und an etwas dauert, wenn man .sent öffnet "was ich bei 42.000 Mails verstehe"

Nachtrag: Im Prinzip bräuchten wir (hoffe da liege ich richtig) für die ganzen Rechnungen und Verträge ein Archiv-System und für die ganzen Anfragen ein Ticketsystem..

 

[TerraX]

...Nachtrag: Im Prinzip bräuchten wir (hoffe da liege ich richtig) für die ganzen Rechnungen und Verträge ein Archiv-System und für die ganzen Anfragen ein Ticketsystem..

Yepp - das sieht mir ganz danach aus. Ich mag mich irren aber mir sieht das danach aus, als ob sich bei Euch noch niemand wirklich ernsthaft Gedanken, um eine ordnungsgemäße Archivierung gemacht hat, die den gesetzlichen Anforderungen (HGB und GDPDU) entspricht.

Kleiner Hinweis aus der Praxis: wenn bei Euch rechnungslegungsrelevante Unterlagen (Rechnungen etc.) elektronisch eingehen, muss einem Steuerprüfer auf Verlangen auch Zugriff darauf gewährt werden. Wird das von anderem Kram nicht sauber getrennt, habt ihr das Pech, dem Beamten Zugriff auf ALLES im Postfach geben zu müssen, was das Risiko von "Zufallsfunden" signifikant erhöhen dürfte.

 

[tomasini]

Es gibt hier auch eine rechtliche Dimension: http://dejure.org/gesetze/HGB/257.html

Unter Handelsbriefen versteht das Gesetz auch Emails.

 

[Domi]

Moin, "Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen" kenne ich und beichte ich auch immer im Büro.. Darum kommt auch nichts weg was einmal als Email weg ging.

Wobei man dazu auch sagen muss, es betrifft nicht alle Emails die in einer Firma versendet werden. Bin was das angeht, ja auch nicht völlig planlos. Darum möchte ich am besten ein System haben das flott / gut läuft, und alle Emails verbleiben können

 

[TerraX]

... Darum möchte ich am besten ein System haben das flott / gut läuft, und alle Emails verbleiben können

Das wird so auf Dauer nicht funktionieren. Ansonsten hast bald nicht mehr 32K Mails zu synchronisieren sondern 50K. Ihr werdet also mal irgendwann anfangen müssen zu trennen: laufendes Geschäft (0 - 2 Jahre) und Archiv.

 

[Domi]

Okay, dann muss ich für die Emails die beantwortet werden ein Ticketsystem organisieren, ich vermute mal DAS geht um einiges schneller wenn man dort pro Jahr 25.000 Mails drin hat, als der Sync für ein IMAP Postfach.

Dann müssen eingegangene Rechnungen, Verträge etc. irgendwie anders (digital) abgelegt werden.. Das ist zwar gerade eine Ott-Topic frage, aber wo habt Ihr Eure Service Anfragen (Emails) digital hinterlegt und archiviert und wie archiviert Ihr Rechnungen und Verträge??

Vielleicht kann ich davon etwas übernehmen und bei uns umsetzen.

 

[TerraX]

Okay, dann muss ich für die Emails die beantwortet werden ein Ticketsystem organisieren, ich vermute mal DAS geht um einiges schneller wenn man dort pro Jahr 25.000 Mails drin hat, als der Sync für ein IMAP Postfach.

Das ist sicher eine Überlegung wert. Vor allem weil dann auch jedem Vorgang eine eindeutige Ticketnummer zugewiesen wird und solange der Kunde die Mail vollständig zitiert auch Nachfragen usw. dem Vorgang automatisch zugeordnet werden. Wir bei der WC3CL setzen sowas auch ein. Damit ist auch die Überwachung offener Vorgänge viel einfacher ebenso die Kategorisierung also Zuordnung zu verantwortlichen Stellen. Du siehst auch sofort, wer der zuständige Bearbeiter ist. Last but not least, können auch interne Kommentierungen zum Vorgang dort dokumentiert werden, die der Kunde nicht sieht. Ist sehr praktisch, wenn ein Fall intern diskutiert wird.

...Dann müssen eingegangene Rechnungen, Verträge etc. irgendwie anders (digital) abgelegt werden.. Das ist zwar gerade eine Ott-Topic frage, aber wo habt Ihr Eure Service Anfragen (Emails) digital hinterlegt und archiviert und wie archiviert Ihr Rechnungen und Verträge??

Vielleicht kann ich davon etwas übernehmen und bei uns umsetzen.

Ich arbeite für ein regional öffentlich-rechtliches Kreditinstitut. Insofern meine Anmerkungen dazu in Relation setzen zu Eurem kleinen Büro.

Bzgl. EMails haben wir mit der GDPDU auch ein Problem, weil wir noch kein umfassendes digitales Archiv haben. Solche Lösungen sind i.d.R. sehr kostspielig. Bzgl. eMail behelfen wir uns damit, rechnungsrelevante Sachverhalte auszudrucken und zum Vorgang (Konto, Kunde, Kreditakte) abzuheften. Die Postfächer sind quota-mäßig eng beschränkt, so dass die Mitarbeiter definitiv regelmäßig löschen müssen.

Ausgehende Mails werden ausnahmslos separat ausgeleitet und monatlich auf CD gebruzelt und in sichere Archivräume verbracht.

Fazit: alles was elektronisch reinkommt und wichtig erscheint wird augedruckt und abgeheftet. Entspricht zwar nicht unbedingt den GDPDU in deren originären Forderungen ist aber ein pragmatischer Kompromiss. Die Einführung einer elektronischen Archivierung würde für uns etwa Investitionskosten von ca. 250.000 bis 500.000 EUR verursachen - dann aber für alles zzgl. erheblichen Arbeitsaufwand für die Einführung. Daher schieben wir das noch.

Digital machen wir folgendes: auf den aktuellen Fileservern befinden sich die Daten und Dokumente der letzten 2 Jahre sowie aktuelle und aktive Dokumente (laufende Verträge etc. pp.). Alles was älter ist, landet auf einem Archivserver auf den diverse Leute direkt lesenden Zugriff haben, nur die IT-Abteilung kann dort hin Daten/Dokumente nach Auftrag schreiben.

Einmal jährlich erfolgt die Aufforderung an alle Abteilungsleiter, Daten auszusortieren und für den Export in ein bestimmtes Verzeichnis zu stellen. Nach Rückmeldung werden die Daten dann auf den Archiv-Server kopiert.

Daten die älter als 3-4 Jahre sind werden dann auf externe Datenträger (USB-Platte in 2facer Ausführung) kopiert und in sichere Archivräume eingelagert.

 

[Domi]

Moinsen...
Vielen Dank für die Ausführliche Erklärung. Dann werde ich mal schauen was man so realisieren oder umsetzen kann.. wobei ich bei dem Ticketsystem die geringsten Probleme sehe.

Wenn ich den Chefs erkläre, dass es performante Vorteile gibt, die Synchronisation weg fällt und man deutlich sehen kann, was geklärt ist und was nicht, werden sie dem ganzen zustimmen. Das Ticket System OTRS habe ich mir schon mal angeschaut und auf einem vServer nach dieser Anleitung installiert und scheint gut zu laufen.

Jetzt muss ich mich nur mal mit dem System selbst auseinander setzen. Primär soll es ja nur für die Service Adresse von einer Domain funktionieren, aber vielleicht lassen wir das auch gleich für die zweite Domain und dessen Service Adresse laufen

Für das ganz einfache "Ticket trifft ein und wird beantwortet" gibt es keine Probleme. Das ist ja die ganz simple Variante.. mal gucken was da noch so machbar ist.

Gruß, Domi