Dokumentenmanagement

Flash613

New Member
Hallo,
ich hoffe das ihr mir weiterhelfen könnt:
Wir möchten gerne in unserer Firma ein Dokumentenmanagementsystem einführen. Es sollte wenn möglich kostenlos sein und optimalerweise auf Linux laufen. Zudem sollten die Dateien nicht durch die Aufbewahrung verändert werden(Dachte bis vor kurzem das wäre normal...). Gibt es Systeme die diese Aufgaben erfüllen?

Grüße,
Flash
 
Hallo,
Zudem sollten die Dateien nicht durch die Aufbewahrung verändert werden
Flash


Da gibts einiges, nur ich verstehe den zitierten Satz nicht ganz. Kannst du mir kurz erklären, was du damit meinst. Ich stehe auf dem Schlauch.....
 
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Schon, nur wie soll das konkret aussehen?

Wenn ich ein Bakckup vor der bearbeitung ziehe und dieses mit SHA - 1 Prüfsummen sichere, dann kann ich sicherstellen, dass die Datei nicht verändert wurde.

Muss das rechtlich sicher sein, dann musst du spezielle Archivsoftware einsetzen, die die Prüfsummen erstellen und das ganze verwalten.

Aber wie und in welcher Form? Soll nur ein Backup archiviert werden, oder der Seiteninhalt? Was soll eigentlich archiviert werden? Ne einfach Datei zu archivieren ist kein Problem aber in welchem Umfang soll der Content archiviert werden?

Ich befasse mich momentan auch mit dem Thema Langzeitarchivierung. Allerdings im Privaten Bereich für normale Daten wie Schriftwechsel, usw... den persöhnlichen Kram eben. Und da reicht das anlegen einer Prüfsumme und das kopieren auf haltbare Medien und regelmäßiges erneuern der Backups mit verifizieren der Prüfsummen. ABER im Geschäftsbereich dürften die Auflagen höher sein. Denn ich kann ohne Probleme eine Datei ändern und die Prüfsumme austauschen. Das wird zwar der Privatmann mit seinen wichtigen Daten nicht machen, aber in Firmen wo viele Leute Zugriff haben, sind solche Manipulationen durchaus möglich. Deshalb reicht es nicht aus. Da muss sichergestellt werden, dass das Dokument wirklich nur angezeigt werden kann.

Daher ist es wichtig zu wissen, was und für welchen Zweck es gesichert werden muss.


EDIT: ICH DEPP (Sorry) ich hab überlesen, ich war der Meinung es geht um das Sichern von Inhalten eines Contentmanagement Systems (webseite). Du willst ein DOKUMENTENMANAGEMENT. Entschuldige bitte, mein Fehler.

Da gibts bestimmt was umsonst, NUR: Wird es rechtlich anerkannt? Es muss auf jeden Fall ein Format schreiben können, das gut Dokumentiert ist (PDF wurde ja für Langzeitarchivierung zugelassen) und Prüfsummen müssen erstellt werden. Desweiteren muss ein regelmäßiges Backup erfogen.

Nur damit wir uns richtig verstehen, du suchst sowas in der Art, oder?

http://www.freeware.de/download/archivware_24885.html

Wenn es Geschäftlich verwendet werden soll, dann sollte es keine Freeware sein, denn wenn ne Freeware nicht weiterentwickelt wird, kann es bei schlecht dokumentierten Formaten passieren, dass die Daten irgendwann nicht mehr gelesen werden können, weil keiner mehr weiß wie gespeichert wurde. Sowas muss Hand und Fuß haben. Denn für ein nicht mehr lesbares Dateiformat einen Koverter zu schreiben ist ein riesen Aufwand und es sind einige gute Programmierer notwendig.
 
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Hi,

ich kenne beide Systeme (Alfresco und agorum). Wir haben uns für das letztere (agorum) entschieden, es ließ sich ohne größere Probleme sofort für unsere Zwecke einsetzen. Einziger Wehrmutstropfen, wenn man noch mehr will (Workflow zum Bsp) dann muss man die Pro-Version nehmen. Aber auch ohne das ist die offene Version schon sehr umfangreich. Und soweit ich das verstanden hab kann man wohl jederzeit wechseln oder "upgraden". Auf der Website gibts recht viele Videos über das System: Open Source DMS,Dokumentenmanagement,Archivierung,Workflow

Viele Grüße

h.p.
 
Hallo Leute, ich weiß.. das Thema ist nun schon ein paar Jahre (4 Jahre) alt, aber hat sich in der Zeit der DMS schon etwas getan..?

Bei uns in der Firma steht ein Linux Debian Server und vielleicht kann man darauf ja ein Dokumentenmanagement System installieren, damit die Dateien vom Chef mal ein wenig geordnet sind :D

Gruß, Domi
 
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