Datenschutz, Emails beim Versicherer / Makler

D

Domi

Member
Hallo Leute, ich habe da mal eine kleine Frage...
Ich arbeite hier bei einem Unabhängigen Makler für Versicherungen.

Wenn uns ein Versicherungsnehmer anschreibt, mit der Bitte einen Vertrag zu stornieren, machen meine Kollegen einfach "Weiterleiten", schreiben den Versicherer an und setzen den Kunden in CC (nicht BCC).

Schreibt der Versicherer jetzt zurück und sagt "Ja, Vertrag ist storniert!" oder so etwas, wird diese ganz einfach an den Versicherungsnehmer weitergeleitet und gut ist.

Weiß einer, wie es da mit dem Datenschutz aussieht..?
Wenn ich jetzt der Versicherungsnehmer bin, will ich vielleicht gar nicht das man mich ganz normal in CC setzt.. auch wenn der Versicherer meine Kontaktdaten in irgend einer Kundendatenbank hat, kann es ja sein das ich von einer zweiten Adresse geschrieben habe die ich nun dank normalem CC weitergeleitet habe :o

Genauso ist es in die andere Richtung, vielleicht bin ich "Bob Müller" und antworte von meiner persönlichen Email Adresse, vielleicht will ich ja auch gar nicht das der Versicherer einfach meinen geschriebenen Text + persönliche Email Adresse erhält.

Gibt es da eigentlich besondere Regelungen die man beachten sollte..?

Dazu kommt noch eine kleine weitere Frage, Kollege 1 und Kollege 2 haben ihre Persönlichen Postfächer, auf diese greifen sie per IMAP zu. Untereinander haben sie aber auch darauf per IMAP Zugriff.. falls Kollege 1 mal im Urlaub ist, kann Kollege 2 in das IMAP Postfach rein schauen und bearbeiten.. wie ist denn da die Sachlage?

Ich hoffe dabei kann mir einer kurz und knackig etwas sagen und wirft nicht mit Gesetzestexten um sich, und erklärt mir diese nicht mal. Denn unser Behördendeutsch ist ja schon ein wenig für'n A**** :D

Schon mal vielen Dank für Eure Mithilfe oder stille Anteilnahme.
Gruß, Domi
 
Kündigungen von Versicherungen per eMail? Hmm, sicher für den Kunden bequem, für Euch aber haftungsrechtlich ein ganz heißes Eisen. Und die Versicherungen akzeptieren das auch noch so einfach? Da bin ich dann doch etwas erstaunt.

Das mit dem CC - hmm, schwierig weil keine eindeutig fassbare Grundlage. Tip bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung sich vom Kunden eine eMail-Adresse benennen lassen, über die dann die gewünschte Kommunikation abgewickelt wird.

Zum Weiterleiten des Inhaltes: auch kompliziert. Solange Eure Makler keine Vertretungsvollmacht für die Kunden haben, müssen sie die Willenserklärung des Kunden an die Versicherung weiterleiten.

Fazit: die ganze Verfahrensweise steht auf - gelinde gesagt - sehr sehr wackligen Beinen. Ich drück's mal ganz vorsichtig aus, für jemanden, der in diesem Umfeld arbeitet, mutet diese Vorgehensweise schon ziemlich "blauäugig" an.

Zur Vertretung: Sofern geregelt ist, dass die Postfächer ausschließlich zu dienstlichen Zwecken genutzt werden dürfen, kann auch problemlos die Vertretungsregelung inkl. gegenseitiger Zugriff umgesetzt werden.
 
Moin... Was die Kündigungen etc. angeht, es ist alles komplett Online. Wir haben gar keinen Papierverkehr.

Kündigungen, Stornierungen / Wiederrufe kommen bei uns elektronisch (per Mail) rein, diese reichen wir im Regelfall an den Versicherer weiter (wir sind nur Makler) und der storniert diese dann.

Sind auch keine unbekannten Versicherer für die wir halt Makler spielen. Der eine oder andere macht auch mal Werbung im Fernsehen :)

Ich finde es nur immer speziell, wenn meine Kollegen mir sagen das sie die Mails vom Versicherungsnehmer einfach "Weiterleiten" und die Email Adresse einfach drin lassen. Ich glaube, mich würde es stören...

Es ist ja nicht der Regelfall, aber ein Kumpel von mir hat extra für solche Onlineabschlüsse oder Einkäufe eine Adresse für Spam, und wenn er Kontakt mit denen aufnimmt, benutzt er die persönliche Adresse. Ich glaube der wäre nicht sehr erfreut darüber, wenn diese Adresse auf einmal bei einem Unternehmen auftaucht... ist vielleicht auch ein schlechtes Beispiel, aber vielleicht kann man das ein wenig nachvollziehen :D

Was die persönlichen Postfächer angeht, also es gibt einmal ein Geschäftspostfach...
- service@ (nur für Geschäftsfälle)
- peter.knust@ (persönliches Postfach)

Das Servicepostfach ist nur für Geschäftsfälle... unter anderem, wenn jemand Probleme mit seinem Vertrag hat oder stornieren will etc.! Darauf greifen 6 Clients via IMAP zu. Und die persönliche Adresse ist nicht geregelt, ob diese ausschließlich nur Geschäftlich genutzt werden darf.

Die Frauen wollten es allerdings so.. ich finde es doch ehr "speziell" und da wollte ich mal nach harken. Denn es sind ja zwei paar Schuhe, das eine was man möchte und das andere was man darf.

Die Frauen möchten gegenseitig auf ihre "Persönlichen" Adressen gucken können, frage ist nur ob es rechtlich erlaubt ist. Ich hoffe, dass kann man ein wenig besser verstehen :)

Gruß, Domi
 
Ändert nichts an meinen Ausführungen - ich hätte dem auch nix hinzuzufügen, ob Deiner neuerlichen Ausführungen.
 
Für solche schon eher spezifischen Fragen kann sich jeder Bürger an den Datenschutzbeauftragten des (Bundes)Landes wenden und dort mal nachhaken ;)
 
Moin
Domi said:
Wenn uns ein Versicherungsnehmer anschreibt, mit der Bitte einen Vertrag zu stornieren, machen meine Kollegen einfach "Weiterleiten", schreiben den Versicherer an und setzen den Kunden in CC (nicht BCC).
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Ich finde es gut, das Du dir Gedanken zum Datenschutz machst. In dem geschilderten Fall ist der Datenschutz aber kein Thema.

Alle Beteiligten haben in diesem Fall ja eine geschäftliche Beziehung (Vertrag) und der Kunde will ja das ihr die Stornierung an den Versicherer weiterleitet. Die Weitergabe der E-Mail an den Versicherer ist im Rahmen des Vertragsverhältnisses völlig OK.
Etwas anderes kann man in so einem Fall nur annehmen, wenn eine der Parteien die Datenweitergabe untersagt hätte.

Der Datenschutz greift erst, wenn ihr (oder der Versicherer) die E-Mail für einen anderen als den vorliegenden Zweck verwendet.

Domi said:
Dazu kommt noch eine kleine weitere Frage, Kollege 1 und Kollege 2 haben ihre Persönlichen Postfächer, auf diese greifen sie per IMAP zu. Untereinander haben sie aber auch darauf per IMAP Zugriff.. falls Kollege 1 mal im Urlaub ist, kann Kollege 2 in das IMAP Postfach rein schauen und bearbeiten.. wie ist denn da die Sachlage?
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a) Verbot privater E-Mails
Da ist das kein Problem, da der Arbeitgeber in dem Fall uneingeschränkt weisungsbefugt ist.

b) Private E-Mails erlaubt.
Dann kommt es drauf an, ob der Zugriff von allen Beteiligten freiwillig erlaubt wird. Bestimmen kann der AG das in dem Fall nicht.


@TerraX
Datenschutz soll die nicht genehmigte Verwendung von Daten verhindern.
Solange man annehmen kann, das die Nutzung der Daten im Interesse des Eigentümers (!) liegt, finden die Datenschutzgesetze i.d.R. keine Anwendung.


Thorashh
 
Moin, nach ein paar Wochen habe ich noch mal eine weitere Frage zu dem Thema und bedanke mich schon mal für die Informationen. Das Thema der Email Adressen hatten wir auch schon mal angesprochen, weil Chef einen Bericht bei Akte auf Sat.1 gesehen hatte.. da ging es dann um Mitarbeiterüberwachung, und auch um die Einsicht bei Email Adressen :)

Unsere Email Adressen können für alles verwendet werden, also nicht nur Beruflich, sondern auch privat. Was mir aber die Tage (in meinem Urlaub) so eingefallen ist, eine Kollegin von mir macht auch die Buchhaltung, sortiert die Mitarbeiter-Abrechnungen ein (und kann diese auch einsehen).

Prinzipiell bin ich ja irgendwie dagegen, dass jemand der mit mir arbeitet weiß was ich genau verdiene, auch wenn es kein Geheimnis ist... Aber was passiert denn, wenn ein Mitarbeiter (oder ich) jetzt zu Chef gehe und sage, ich will nicht das sie meine Abrechnungen einsehen kann. Muss Chef da irgendwie eingreifen, oder kann ihm das (milde gesagt) am Hintern vorbei gehen?

Gruß, Domi

p.s. Fällt die Auskunft von Urlaub eines Mitarbeiters auch unter die Auskunftssperre / Schweigepflicht?
 
Mit dem Geld könnte wohl unter die Geheimhaltung fallen, normale Firmen haben einen Buchhalter, der macht die Abrechnung oder prüft zumindest die Daten, und es macht eine externe Firma die Abrechnung. Abrechnungen ruhen im verschlossenen Umschlag.
Urlaub ganz sicher nicht, hier muß Urlaub der Mitarbeiter ausgehängt werden, mit Vetretern im Amt und Erreichbarkeit der Vertreter telefonisch privat. Kein VSNfD:)
 
Hallo!
Domi said:
Unsere Email Adressen können für alles verwendet werden, also nicht nur Beruflich, sondern auch privat.
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Bitte mal konkreter. Ist die private Nutzung der beruflichen E-Mail Adresse von der Geschäftsleitung gestattet oder auch nur geduldet, hat dort niemand anderes als der Account Inhaber Zugriff.

mfG
Thorsten
 
Thorsten said:
Bitte mal konkreter. Ist die private Nutzung der beruflichen E-Mail Adresse von der Geschäftsleitung gestattet oder auch nur geduldet, hat dort niemand anderes als der Account Inhaber Zugriff.
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Konkreter geht schlecht, da es im Arbeitsvertrag keine Regelung zur Nutzung der Email Adressen gibt, und es auch nie am Tisch angesprochen wurde wo es heißt "nur Beruflich" oder eben nicht.

Superadmin said:
Urlaub ganz sicher nicht, hier muß Urlaub der Mitarbeiter ausgehängt werden, mit Vetretern im Amt und Erreichbarkeit der Vertreter telefonisch privat. Kein VSNfD
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Hm.. Okay.. Da sind wir auch nur drauf gekommen, weil ich am Freitag bei Sport (Fitness-Studio) war und meinte "wo ist denn XY, hat die Urlaub?" daraufhin meinte der Inhaber dann "das darf ich Dir leider nicht sagen, ob sie im Urlaub ist und wenn ja, bis wann. Das ist ein Betriebsgeheimnis und Du bist ja ein Betriebs fremder", worauf ich dann meinte "eigentlich ist das kein Betriebsgeheimnis, bin mir aber nicht sicher." :)

Gruß, Domi
 
Hallo!
Domi said:
Konkreter geht schlecht, da es im Arbeitsvertrag keine Regelung zur Nutzung der Email Adressen gibt, und es auch nie am Tisch angesprochen wurde wo es heißt "nur Beruflich" oder eben nicht.
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Das war schon deutlich genug. Keine Regelung bedeutet, dass der AG davon ausgehen kann bzw. muss, dass private Nachrichten in den Postfächern schlummern. Und damit ist der Zugriff tabu.

Untersagen kann der AG die Nutzung privater Emails am Arbeitsplatz nur in schriftform. Dies lässt sich der AG vom AN auch ebenso schriftlich bestätigen.

Keine Rechtsberatung. Dies ist nur meine laienhafe Meinung zum Thema.

mfG
Thorsten
 
Es gibt auch noch die Untersagung jeglicher privater Internetaktivitäten.
So ist das hier in einer Behörde in der ich als externer richtig arbeitender, nicht im öffentlichen Dienst beschäftigter Mitarbeiter tätig bin.
Untersagt ist das Private Internet nutzen für alle, daher haben alle Netbook oder Notebook dabei.
Gab früher viel Probleme mit Sexseiten, waren glaube ich auch mal in irgendeiner Sendung Programm, in den 90ern danach Verbot.:)
 
Moin
Thorsten said:
Keine Regelung bedeutet, dass der AG davon ausgehen kann bzw. muss, dass private Nachrichten in den Postfächern schlummern. Und damit ist der Zugriff tabu.
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Der Zugriff darf in dem Fall dann nur unter erschwerten Bedingungen erfolgen und muss dringende betriebliche Gründe haben.

Thorsten said:
Untersagen kann der AG die Nutzung privater Emails am Arbeitsplatz nur in schriftform. Dies lässt sich der AG vom AN auch ebenso schriftlich bestätigen.
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Das ist falsch. Natürlich kann der AG das Verbot in jeder Form aussprechen.
Er wird das i.d.R. aber aus Eigeninteresse schriftlich machen und den AN das bestätigen lassen. Wirksam ist das Verbot aber auch, wenn es mündlich oder per E-Mail erfolgt.

Thorashh
 
Hallo!

Die Untersagung der Nutzung durch eine Email ist nach meiner Einschätzung Schriftform :). Gerade von einer mündlichen Untersagung raten Datenschützer und Arbeitsrechtler ab:

"Problematisch ist allerdings, dass diese Verhaltensregeln in jedem vierten Unternehmen nur mündlich oder durch 'betriebliche Übung' weitergegeben werden. Um arbeits- und haftungsrechtliche Auseinandersetzungen von vornherein zu vermeiden, sollten die Arbeitgeber klare Regeln für die private Nutzung in einer Dienstanweisung oder Betriebsvereinbarung schriftlich niederlegen."
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Quelle: http://www.business-wissen.de/organ...zung-surfverbot-in-jedem-vierten-unternehmen/

mfG
Thorsten
 
Superadmin said:
Es gibt auch noch die Untersagung jeglicher privater Internetaktivitäten.
So ist das hier in einer Behörde [...] daher haben alle Netbook oder Notebook dabei. Gab früher viel Probleme mit Sexseiten, waren glaube ich auch mal in irgendeiner Sendung Programm, in den 90ern danach Verbot.
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Joa, als vor einem Jahr ein Mitarbeiter der Sparkasse hier war, hatte ich mit ihm auch ein wenig über dieses Thema gesprochen. Da wird (wenn ich das noch richtig im Kopf habe) voll auf Proxy gesetzt um den Internettransfer zu kontrollieren und um genau so etwas (Sex Seiten) zu verhindern.

Hier in der Firma hatte ich auch an einen Proxy gedacht, wegen den Azubis die ab und an YouTube offen haben etc., aber dann sagte Chef zu mir "brauchen wir nicht." und schon habe ich das dann alles verworfen.

Aber wie ist das bei der Behörde und den Notebooks gemeint..? Gehen dann die Mitarbeiter mit den Notebooks über die Handys ins Internet, oder wie? Sonst macht das ganze ja wieder wenig Sinn, wenn die Notebooks an das Netzwerk der Behörde / Firma angeschlossen werden.. ich könnte ja theoretisch wieder über das Internet der Firma auf irgend welchen Seite surfen.

Thorashh said:
Der Zugriff darf in dem Fall dann nur unter erschwerten Bedingungen erfolgen und muss dringende betriebliche Gründe haben.
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Heißt als, wenn Chef hinter mir steht und sagt "mach mal Emails auf, ich will mal was nach gucken", könnte ich erst mal pauschal "noe!" sagen..?
 
In vielen Sparkassen wird auch jede aufgerufene Website vollständig geloggt (natürlich gibt es dementsprechende Vereinbarungen mit dem Betriebsrat), da das Surfen in der Mittagspause erlaubt ist und während der Arbeitszeit zu dienstlichen Zwecken.

In der Praxis wird dann ausgewertet, wenn konkrete Verdachtsfälle vorliegen, mit Information des Betriebsrats.

Emails werden so gehandhabt, dass Mails die von außen kommen prinzipiell an die gesamte Geschäftsstelle/Abteilung weitergeleitet werden, da bei Abwesenheit des Mitarbeiters eine Bearbeitung der Kundenanfragen gewährleistet sein muss.
Dazu wird allerdings vom Mitarbeiter ein extra Dokument unterschrieben, bevor er überhaupt Mails von extern empfangen und/oder nach "draußen" senden kann.

Vorher geht nur der interne Mailverkehr, der nicht weitergeleitet werden muss (außer bei geplanter Abwesenheit).
 
Ah.. Danke für die Information. Hat mich ja schon immer mal interessiert, wie andere / größere Konzerne / Unternehmen so etwas mit Emails und Surfen handhaben.

Okay, wir mit 10 Personen (inklusive Chefs) sind da etwas klein um solch eine riesige Dimension aufzubauen. Aber neugierig bin ich immer. Auch besonders wegen der Datensicherheit (damit nichts nach außen dringt), höre ich mir gerne mal so Lösungen an.

Wir haben hier jetzt zwar keine Staatsgeheimnisse, aber da wir Makler sind, kommen doch schon mal Personalien (Name, Anschrift, Alter, Kontoverbindung) über den Tisch und die sind dann wieder Schützenswert.
 
Domi said:
Wir haben hier jetzt zwar keine Staatsgeheimnisse, aber da wir Makler sind, kommen doch schon mal Personalien (Name, Anschrift, Alter, Kontoverbindung) über den Tisch und die sind dann wieder Schützenswert.
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Ja, aber nur nach Extern und nicht Intern. Die Kunden vertrauen diese Daten dem Makler-Büro an (also der ganzen Firma) und nicht einem einzelnen Mitarbeiter.

Daher kann und darf auch Cheffe beziehungsweise seine Erfüllungsgehilfen jederzeit in die Kommunikation zwischen Büro und Kunde eingreifen oder diese kontrollieren, dafür ist er Cheffe.

Das Einzige was Cheffe nicht dürfte, wenn es vorhanden wäre, wäre Einsicht in die interne zweckgebundene Kommunikation des Betriebsrats und/oder des Datenschutzbeauftragten nehmen.

Und wenn die private nicht-berufliche Kommunikation explizit erlaubt/geduldet ist, dann geht diese (und nur diese) Cheffe ebenfalls nichts an. Ist sie hingegen untersagt, egal ob schriftlich oder mündlich, gilt jegliche (auch private) Kommunikation als betriebliche Kommunikation und darf durch Cheffe oder seine Erfüllungsgehilfen eingesehen/kontrolliert werden.

Ins Postfach darf Cheffe also immer schauen, nur nicht zwingend in jede Mail.
 
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