E-Mailarchivierung: Benno Mailarchiv und REDDOXX Maildepot

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greystone

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Hallo zusammen,

ich habe mir jetzt lange Zeit gelassen um eine E-Mailarchivierung für einen Kunden umzusetzen. Ich möchte meine Erfahrungen da gerade mal teilen. Dabei möchte ich weniger den Blick auf alle Teilaspekte richten, sondern nur mal eine unvollständige persönliche Einschätzung abgeben. D. h. das Thema GoBD interessiert mich hier gerade nicht wirklich bzw. nur sehr am Rande. Wer sich über das Thema hier auslassen will: Kann er/sie gerne machen. Ich beteillige mich an dem Teilaspekt halt derzeit nicht.

Da ich hier in einer Linux-Umgebung bin, fällt der Platzhirsch auf dem Gebiet - Mailstore - für mich schon mal weg, weil ich den Bereich Microsoft SPLA-Lizenzen gerne vermeiden möchte. Hier ist eine Mindestabnahmemenge von 100 EUR/Monat drin(oder ist es mittlerweile sogar höher?), die ich nicht erreichen werde. Sobald man Dienste für Kunden mit Windows bereitstellt, sind zwingend SPLA-Lizenzen, d. h. Mietlizenzen, erforderlich.

Wenn man Windows Dienste anbieten will, dann braucht man auch mindestens einen Datacenter Server(WinDCS), sonst ist das alles nicht wirtschaftlich, weil man beim WinDCS ohne weitere Lizenzen so viele Windows Server Instanzen laufen lassen kann, wie die Hardware her gibt. D. h. ein schönes Vendor-Lock-in-System: 1 Windows Server ist teuer. 20 sehr günstig.

Außerdem ist Windows - schon sehr lange - nicht mehr meine Baustelle, bzw. die Baustelle meiner Firma. Davon will ich lieber die Finger lassen.

Also habe ich mir zwei Linux-basierte Produkte angeschaut:
  • Benno Mailarchiv
  • REDDOXX Maildepot
Benno Mailarchiv

Grundsätzliches


Wird keine Lizenz eingespielt, dann beginnt ab der 1. archivierten E-Mail ein Testzeitraum von 60 Tagen. Die Software wird als GoBD-konform beworben.*¹

Dokumentation

Die Webseite sieht noch recht hübsch und übersichtlich aus. Wenn ich mir mal das Wiki anschaue, dann wird mir einfach nur schlecht. Schlecht gepflegt. Unstrukturiert. Alte Inhalte. Mangelnde Informationen. Sogar schon zu den Systemanforderungen sind widersprüchliche Aussagen im Wiki. Eine klarere Antwort habe ich da erst durch den Support bekommen. Zeitlich sieht das so aus, als ob mein Request an den Support bzgl. PHP und OS-Kompatibilität, dann ca. 2 Jahre nach der letzten Nachricht in der Liste "Aktuelles" mal wieder einen neuen Eintrag ausgelöst hat. Vom Wiki kann man sich gerne selbst ein Bild machen: https://wiki.benno-mailarchiv.de/

System

Benno wird über ein APT-Repository installiert, das einzubinden ist. Benno Mailarchiv setzt auf Debian Stable als Plattform. Die Verantwortlichkeit für die Installation des Systems liegt beim Admin. Das Webinterface für die Benutzer zur Suche ist in Ordnung und gut benutzbar.

Administration

Die Konfiguration wird danach gemäß Anleitung, die über das Wiki verteilt ist, durchgeführt. Ich empfand die Konfiguration als anstrengend und unklar. Die Einlieferung per SMTP unterstützte das letzte Mal, als ich das ausprobiert habe kein TLS. Da musste ich irgend einen TLS-Proxy - ich meine ich hätte da stunnel genutzt - davor setzen und den SMTP-Einlieferungsport an localhost binden.

Daneben gibt's keine GUI für die Konfiguration. Nur eine XML-Datei und ein paar CLI-Tools. Aussage vom LW-Systems-Chef dazu: So 'ne GUI ist eigentlich nicht notwendig. Das bisschen, was es da zu konfigurieren gibt, das kann man per Kommandozeile tun. Das lohnt gar nicht, dass wir da viel Aufwand reinstecken. Wir haben so viel anderes zu tun, was da viel interessanter und wichtiger ist.

Support

Vom Support habe ich in kurzer Zeit eine Antwort auf meine Antwort bekommen, welcher mein Anliegen beantwortet hat.

Updates

Benno Mailarchiv läuft auf Basis von Debian Stable. D. h. da läuft derzeit PHP 7.4. Neue Pakete mit neuerer PHP-Version soll es dann spätestens mit dem Release von Debian Bookworm geben. D. h. hier gibt's dann vermutlich gelegentliche Paketupdates, die sehr einfach einzuspielen sind.

Preise

Bennomailarchiv bietet verschiedene Self-Hosted Varianten an: Small Business für bis zu 20 Mailboxen. Standard. Enterprise. Daneben gibt es noch diverse Cloud-Versionen: Benno-Cloud, Cloud-Enterprise und Cloud für Office 365.

Preislich ist Benno Mailarchiv Standard/Self-Hosted für kurzfristige Nutzung die für mich günstigere von beiden Software-Systemen.

Fazit

Ich hatte Benno Mailarchiv mal installiert und es lief auch. Aber schön war das irgendwie nicht. Schlechte Dokumentation. Keine einfache Administration. Nicht all zu viele Konfigurationsmöglichkeiten. Da fehlt mir das Vertrauen, dass auch der Rest sauber ist.

REDDOXX Maildepot

Grundsätzliches


Eine 30-Tage-Testlizenz kann man sich über die Webseite selbst einmal klicken. Die Software wird als GoBD-konform beworben.*¹

Dokumentation

Die Dokumentation ist sauber versioniert für die verschiedenen Software-Versionen abrufbar. Alle Elemente der Software sind strukturiert aufgeführt. Es gibt einen klaren Erstinstallationsleitfaden und mehrere Kurzanleitungen. Für mich war die Kurzanleitung Postfix wichtig, weil es die Methode ist, die ich benötige: Anbindung der Software via Postfix (vom LiveConfig-Hosting-Panel). Die Dokumentation ist hier einsehbar: https://appliance-2034-admin.docs.reddoxx.com/de

System

Das System wird als fertige Appliance ausgeliefert, die auf VMWare, Citrix Hypervisor(Xen), Microsoft Hyper-V oder Proxmox KVM läuft. Also ein ISO-Image, das man zur Installation booten soll. Ich habe die Appliance auf der noch nicht als kompatibel geführten XCP-NG Plattorm installiert. Ist mein Risiko. Aussage vom Support dazu: Die Guest Tools sollten installiert sein.

Shellzugriff ist per Default nicht freigeschaltet. Dazu habe ich das System per Rescue gestartet und mir einen Benutzer angelegt, so dass ich mich dort auch per SSH einloggen kann und mir das System auch mal genauer anschauen kann.

Administration

Nach der Grundinstallation gibt es auf der Konsole ein "Dialog"-basiertes Frontend. Nach der Netzwerkkonfiguration kann es über eine Web-UI konfiguriert werden. TLS-Konfiguration für Web- und Mailserverkomponenten sind mittels eigener käuflich erwerbbarer, selbst erstellbarer Zertifikate sowie LetsEncrypt möglich. Auch ansonsten ist die Möglichkeit zur Konfiguration von TLS umfangreich und gut integriert. (Bsp: Welche TLS-Versionen sollen zugelassen werden? Sollen auch Client-Zertifikate zum Einsatz kommen?) Die verschiedenen Konfigurationsbereiche sind sauber strukturiert. Bugs sind mir dabei bisher nicht aufgefallen. Die Konfiguration ist für mich, der bereits mit Mailservern Erfahrung hat verständlich. Ich habe zu Anfang mal per Try-and-Error versucht das System aufzusetzen. Das ging weitestgehend gut. Nur bei einer Sache hatte ich einen Fehler gemacht.

Updates

REDDOXX verwendet ein eigenes Patchsystem, das nicht auf APT-Repositories basiert. Nach der Installation, waren auch gleich ein paar Hotfixes zu installieren. Wenn's funktioniert: Soll mir recht sein, auch wenn es mich wundert, dass man Paketmanagement als Infrastruktur, die einem das Leben deutlich erleichtern kann, nicht nutzt.

Die Software verwendet ausserdem aktuell Ubuntu 18.04 als Basis(EOL 4/2023). Das nächste Service-Release der Appliance, was gerade in Arbeit ist, wird dann auf Ubuntu 20.04 basieren. Weiterhin verwendet wird aktuell noch PHP 7.4 was nach Aussagen des Supports ebenso wie noch andere Softwarepakete selbst gepatcht wird.

Support

Der Support war für mich als Nutzer einer Teststellung erfreulicherweise wie für alle Normalkunden verfügbar und konnte meine technischen Fragen einwandfrei beantworten. Auch nicht selbstverständlich dabei ist, dass man auf aktuelle Bugs hingewiesen wird.

Preise

REDDOXX bietet sowohl eine Kauf als auch eine Mietoption an. Bei der Kaufoption ist ein großer Betrag im ersten Jahr fällig und ab dem 4. Jahr dann ein Updatepreis für ca. 13% des Kaufpreises(bei meiner Lizenzberechnung) pro Jahr. Ab dem 8. Jahr ist REDDOXX hier günstiger als Benno Mailarchiv(Standard Edition/Self-Hosted).

Sonstiges

REDDOX hat neben der Archivierung noch ein Spamfilter-Produkt und eine Verschlüsselungs-/Signaturlösung für E-Mail dabei, welche mich im Moment beide nicht interessieren.

Fazit

Ich jetzt die letzten Tage verbracht, das einzurichten und zu testen. Mein Zwischenfazit bis jetzt: Ich bin schon sehr zufrieden. Die Software bietet umfangreiche und gut umgesetzte Leistungsmerkmale und lässt auch in der Beziehung Benno Mailarchiv weit hinter sich. Daneben sagt Archivierung ja schon vom Namen her, dass Langfristigkeit wesentlich ist. Da ist mir eine zuverlässige Lösung schon sehr wichtig.

----

*¹ Als GoBD-konform beworben, bedeutet, dass die Software mit entsprechend flankierendem, zwingend erforderlich schriftlichem Archivierungskonzept die Konformität erfüllt, wenn das Archivierungskonzept richtig erstellt und umgesetzt wird.
 
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nexus

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Danke für den interessanten Erfahrungsbericht.

Dein Stil gefällt mir...vielleicht greift ja der Eine oder Andere deine Idee auf ;)
 

greystone

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@nexus: Danke für Dein Interesse!

Für alle (Linux-)Interessierten: Es gab vor kurzem ein tolles Projekt im Debian-Forum:

Den "debianforum.de Adventskalender 2022". Jeder schreibt einen Artikel zu einem Debian/IT-/Sonstigem Thema, was er für interessant hält. Von Kanban über Rückblicke in die DOS-Zeit über IT-gestütztes Wandern mit Karte/Kampass bis hin zu einer Erläuterung der Huffmann-Codierung.

Hier ist der Wiki-Artikel zum Projekt: https://wiki.debianforum.de/Adventskalender_2022
Hier ist die Threadliste der Einzelartikel: DFDE: Adventskalender 2022 - Alle Artikel

Das ist das 2. Mal, dass ein Adventskalender veranstaltet wurde. Das fand ich dieses Mal viel interessanter als den ersten.
 
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greystone

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Ansonsten: Auch wenn ich selbst gerade mit der Software zufrieden bin. Kennt Ihr noch andere Software zur E-Mailarchivierung?

Ich selbst kenne noch das Heinlein Mailarchiv. Das ist von meiner Einschätzung sowohl preislich, funktionell als auch hinsichtlich einer Compliance die Top-Lösung. 1&1/Ionos hat noch etwas für Endanwender im Angebot.

Weiterhin gibt's bei Spamexperts auch noch eine eher einfache Cloud-Lösung, für geringe Ansprüche und wenig Aufwand. Spamexperts ist da grundsätzlich auch günstig, nur der Speicher schlägt deutlich zu Buche. Die Bedienung ist da eher etwas zäh, was bei der gigantischen Cloud dahinter kaum wundert. Ich mag bei einer E-Mailarchivierung die Daten auch schon lieber auf einem eigenen Storage haben - auch deswegen, weil so Sachen wie: Ich hätte gerne Mal ein Komplettbackup meines Mailarchives da sonst eher anstrengend sind.
 
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nexus

Well-Known Member
Ich selbst kenne noch das Heinlein Mailarchiv. Das ist von meiner Einschätzung sowohl preislich, funktionell als auch hinsichtlich einer Compliance die Top-Lösung.
Und das Wichtigste...Es funktioniert auch ohne Probleme!
 

greystone

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@nexus: Danke für die Rückmeldung über Heinlein Mailarchiv. Denn nur weil etwas teuer ist, oder von einer Person mit einer hohen Reputation kommt, hier der Postfix-Papst Peer Heinlein, muss das ja noch nicht heissen, dass es auch gut ist.

Ansonsten habe ich heute noch eine Rückmeldung zum Thema XCP-NG. Nach meiner Anmerkung, dass man XCP-NG ja mittlerweile als ernsthaftes und solides Open Source Projekt betrachten kann, wurde seitens REDDOXX mal kurz ein Kompatibilitätstest durchgeführt und XCP-NG ist jetzt auch auf der Liste der kompatiblen Virtualisierer aufgeführt:

https://appliance-2034-admin.docs.r...ments-virtual#untersttzte-virtuelle-maschinen
 
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